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网易邮箱“萨班斯归档与公正邮”功能详解

现如今,电子邮件已成为企业的无形资产。大量的重要业务信息以邮件形式产生并保存在企业邮件系统中,员工离职带走客户资料、误删重要邮件等一直是各企业最 为担心的问题。网易企业邮箱的萨班斯归档可自动存档邮件,如果企业发生上述问题后,企业管理员可利用邮件归档服务实现快速定位查找,一键打包下载,从根本 上挽回企业的经济损失,为企业信息安全选自.网易企业邮箱 www.163v.com <邮侠>乐办网易163企业邮箱注册开通!保驾护航。
“萨班斯归档与公正邮”功能详解

由于大部分开通萨班斯归档的企业也会同时开通公正邮,故本文将一并介绍这两个功能的使用说明。对于只开通归档功能的企业用户,可以忽略下文中关于公正邮功能的介绍。

(一)进入萨班斯归档和公正邮功能

功能入口位于管理后台,登录管理后台,从“首页—应用中心—萨班斯归档”路径即可进入归档和公正邮功能。需要对访问者身份进行验证,短信验证码将发送到复核人手机,验证通过后即可进入。进入时的身份验证界面,如下图所示。
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(二)查看归档空间信息

点击归档功能下的“归档空间信息”菜单,可以查看归档空间的使用情况。如下图所示,包含信息如下:
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区域①展示归档功能相关信息:

a.可开通的邮箱数量,即企业购买的可开通归档功能的邮箱总数;

b.已开通的邮箱数量,即已经开通归档功能的邮箱总数;

c.归档邮件数量,即已经归档的邮件总数;

区域②展示公正邮功能相关信息,如未开通公正邮功能,则不会显示此区域:

a.已开通的邮箱数量:即企业购买的可开启公正邮功能的邮箱总数;

b.已申请的邮件数量,即企业已申请公证取证的邮件总数;

c.组织实名认证信息,首次登录需要进行企业信息登记,登记信息认证通过后,则如上图所示。企业只有认证通过后,才可申请公证取证;

区域③展示归档功能和公正邮功能的有效期: a.功能有效期,若只开通归档功能,则只表示归档功能的有效期。若同时开通归档功能和公正邮功能,则表示归档功能和公正邮功能都可以正常使用的有效期;

b.功能开通状态,有“体验试用”、“试用过期”、“正式开通”、“已过期”四个状态。在“体验试用”和“试用过期”状态时,可以申请正式开通服务。在“正式开通”和“已过期”状态时,可以申请服务续期;

(三)管理归档邮箱

点击归档功能下的“管理归档邮箱”菜单,可以查看、增加、删除归档邮箱。操作界面,如下图所示。
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1、添加归档邮箱

点击“添加归档邮箱”按钮,选择需要添加的具体邮箱,点击“确定”,即可添加成功。操作界面,如下图所示。
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可以选择只归档部分重要的邮箱,在添加之日起,邮箱收到的邮件才会被归档。

2、删除归档邮箱

勾选需要删除的归档邮箱,点击“删除归档邮箱”按钮,并二次确认删除,即可删除成功。您也可以直接点击邮箱列表后面的“删除”按钮,快速删除某个归档邮箱。删除邮箱后,被删除邮箱此后所收到的邮件均不再被归档。但删除前已经归档的邮件不受影响。

3、查看归档邮箱

每条归档邮箱记录展示:姓名、邮箱地址、加入归档时间、是否开启公正邮。可以通过界面右上角的“搜索关键词”快速查找归档邮箱。点击每条归档邮箱记录后面的“查询”按钮,可以查询该邮箱收发的归档邮件,“查询归档邮件”的说明见后文。

(四)查询归档邮件

1、查询归档邮件

首先,点击归档功能下的“查询归档邮件”菜单,即可进入“查询归档邮件”功能;查询归档邮件操作界面,如下图所示:
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然后,录入查询条件,快速查询归档邮件。查询条件包括:域名、邮箱、关键字、邮件来源、查询范围、开始时间、结束时间、公正状态。关于查询条件,需说明:

a.邮件来源,是根据邮件的产生方式分类的,目前有:收发邮件、搬家邮件、imap同步邮件、草稿邮件、定时邮件这五类邮件来源;

b.查询范围,是指关键词的查询范围,例如,查询范围为“主题+发件人+邮件”,则当邮件主题、发件人和邮件附件中包含关键词,则该邮件就会被查询出来。目前支持“不限”、“主题+发件人+附件”、“主题”、“发件人”、“主提+发件人”五类查询范围;

c.保全、已保全、已申请。“未保全”指归档邮件未存证,不会保存至电子邮件保全系统,不能申办公证。“已保全”指归档邮件已存证,已保存至电子邮件保全系统,可以申办公证。“已申请”指存证邮件已申办公证;

最后,查看归档邮件正文。点击“归档邮件列表”后面的查看,即可查看邮件正文内容。

2、导出归档邮件

您可以勾选需要导出的归档邮件,点击“导出所选邮件”按钮,即可导出eml格式的文件。

3、申办公正

您可以勾选需要公正的的归档邮件(所选邮件需要是“已保全”状态),点击“申办公正”按钮,然后跳转至电子邮件存证系统,选择公证处即可完成公证申办。

(五)归档系统日志

“归档系统日志”记录归档系统的一系列操作,包括登录、设置归档模式、查询/导出归档邮件等操作,日志不允许被更改或删除。操作界面,如下图所示。
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为了解决企业的燃眉之急,网易企业邮箱将萨班斯归档功能全面升级,升级后,除了具备原有邮件归档功能外,还附带“公正邮”服务,为企业提供专业邮件证据留 存、取证及出证的一站式服务。据了解,公正邮系统会自动在收发信过程中存证,确保邮件内容的真实性和完整性,保障邮件作为司法证据的实效性。管理员可直接 对指定邮件在线发起公证申请,随后可至全国公证处领取公证书,快捷实效,有效解决了电子邮件出证、质证难的问题。

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